شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از صرف هزینههای سنگین برای خرید یا توسعه یک نرمافزار مدیریت فرآیند (BPM)، پس از چند ماه با واقعیت تلخی روبرو شوید: کارکنان از سیستم استفاده نمیکنند، دادهها نادرست هستند و در نهایت، سیستم به یک "انبار دیجیتال اسناد" تبدیل میشود که هیچ ارزشی به کسبوکار اضافه نمیکند.
پس از ۲۲ سال فعالیت در قلب صنایع تولیدی ایران (از همکاری با زیمنس تا گروههای صنعتی بزرگ داخلی)، به این نتیجه رسیدهام که شکست پروژههای BPM در ایران، ۹۰٪ ریشه در "ضعف تحلیل فرآیند و کسبوکار" دارد، نه ضعف نرمافزار.
۳ دام مهلک که پروژههای BPM را در ایران نابود میکند:
- خودکارسازی هرجومرج (Automating Chaos): بسیاری از سازمانها قبل از بهینهسازی و سادهسازی فرآیند، اقدام به پیادهسازی نرمافزاری آن میکنند. نتیجه؟ شما فقط یک فرآیند غلط را سریعتر و پرهزینهتر اجرا میکنید.
- شکاف زبانی بین صنایع و IT: مهندس صنایع زبان "بهبود و استاندارد" را میفهمد و تیم IT زبان "کد و دیتابیس". وقتی تحلیلگر کسبوکار (Business Analyst) مسلط به استاندارد BABOK در این میان نباشد، نیازمندیها اشتباه ترجمه میشوند و خروجی نهایی با نیاز واقعی فاصله دارد.
- نادیده گرفتن مقاومت فرهنگی: تحول دیجیتال یک پروژه فنی نیست، یک پروژه تغییر مدیریت است. اگر ذینفعان کلیدی در طراحی فرآیند مشارکت داده نشوند، در مرحله اجرا کارشکنی خواهند کرد.
راهحل چیست؟ نقشه راه ۳ مرحلهای IT4IE
ما در IT4IE به جای فروش جعبههای نرمافزاری آماده، رویکرد "تحلیلمحور" را پیشنهاد میکنیم:
- مرحله ۱: عیبیابی (Diagnostic): قبل از هر خط کد، فرآیندهای وضع موجود (As-Is) با تکنیکهای Process Mining و مصاحبه میدانی تحلیل میشوند تا گلوگاههای واقعی شناسایی شوند.
- مرحله ۲: بازطراحی و مستندسازی استاندارد: فرآیند آینده (To-Be) با مشارکت ذینفعان طراحی و نیازمندیها دقیقاً بر اساس استاندارد BABOK برای تیم فنی ترجمه میشود.
- مرحله ۳: استقرار تدریجی و منتورینگ: به جای پیادهسازی یکباره (Big Bang)، سیستم به صورت ماژولار و با همراهی و آموزش مستمر تیم داخلی مستقر میشود.
سخن پایانی: نرمافزار فقط یک "توانمندساز" (Enabler) است. مغز متفکر پروژه، تحلیل دقیق کسبوکار است. اگر در آستانه شروع یک پروژه نرمافزاری یا BPM هستید، قبل از امضای هر قراردادی، وضعیت تحلیل فرآیند خود را با ارزیابی تعاملی ریسک پروژه بسنجید.